I.                   GIỚI THIỆU

 Với khả năng thích ứng và nhiều tính năng linh hoạt phù hợp với nhiều loại hình khách sạn khác nhau, dễ dàng sử dụng với sơ đồ phòng trực quan, tiện ích hỗ trợ, báo cáo đầy đủ từ tổng quát đến chi tiết.... Tiêu chí chúng tôi đặt ra là mang đến cho khách hàng chất lượng sản phẩm tốt, dịch vụ hỗ trợ chu đáo, tận tình nhằm mang lại tối đa hiệu quả cho khách hàng từ đó tạo uy tín và thương hiệu cho sản phẩm cũng như cho công ty.

II.                CHỨC NĂNG

1.      Chức năng chính

• Phân hệ Quản trị hệ thống
• Phân hệ Quản trị danh mục
• Phân hệ Nghiệp vụ tiếp tân
• Phân hệ Quản trị phân quyền
• Chức năng báo cáo

2.      Chức năng chi tiết

a.      Các chức năng dành cho nhân viên ở quầy tiếp tân (Front Desk)

-  Quản lý cho thuê phòng (check-in/check-out):  Khai báo đặt phòng (check-in) và khai báo trả phòng (check-out).

-  Quản lý dịch vụ: Cập nhật các dịch vụ khách hàng sử dụng vào hóa đơn tính tiền.

-  In hóa đơn: Hóa đơn tính tiền được in tự động khi nhân viên thực hiện thao tác check-out. Hệ thống tự động tính tiền thuê phòng, tiền sử dụng dịch vụ, tiền các cuộc gọi điện thoại.

-  In báo cáo doanh thu: Trước khi bàn giao ca trực, nhân viên quầy có thể thực hiện in báo cáo doanh thu trong ca trực và thực hiện bàn giao cho người có trách nhiệm quản lý.

b.      Các chức năng dành cho quản lý khách sạn (Back End):

*  Quản lý cấu trúc phòng: Người quản lý có thể khai báo cấu trúc các tầng hoặc khu vực, các phòng trong mỗi tầng hoặc khu vực của khách sạn, quy định loại phòng.

*  Quản lý giá thuê phòng: Người quản lý có thể thiết lập giá cho từng loại phòng, áp dụng chính sách tính tiền theo ngày, theo buổi hoặc theo số giờ theo thông lệ hoặc theo quy định riêng của khách sạn, quy định chính sách giảm giá nếu có.

*  Quản lý giá dịch vụ: Người quản trị có thể cập nhật và quản lý bảng giá dịch vụ.

*  Quản lý dịch vụ điện thoại: Người quản trị có thể tự khai báo và cập nhật các mã vùng, mạng điện thoại và quy định giá cho từng vùng hoặc dịch vụ điện thoại một cách linh hoạt, thiết lập chính sách tính cước theo block phù hợp với chính sách cước của từng mạng hoặc dịch vụ khác nhau.

*  Quản lý người sử dụng: Cho phép khai báo thêm người sử dụng mới, cấm hoặc xóa người sử dụng đang hiện hữu; Thiết lập phần quyền chức năng cho mỗi người sử dụng trên hệ thống một cách linh hoạt.

*  Tra cứu hóa đơn: Cho phép tìm kiếm và tra cứu lại các hóa đơn đã phát hành.

III.             CHỨC NĂNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG

Bộ phận tiền sảnh: Cung cấp khả năng đặt phòng thuận tiện, linh hoạt các thao tác trên giao diện đồ họa hay qua cơ chế tìm kiếm, trực quan nhất về trạng thái buồng phòng, số lượng buồng phòng, số lượng khách mà không cần nhiều thao tác.

o Đặt phòng theo khách riêng lẻ

o Đặt phòng theo nhóm

o Đặt phòng nhanh theo loại phòng

o Chu yển phòng, chuyển nhóm

o Tìm kiếm nâng cao

o Tìm phòng rỗi

o Tạo hàng đợi, hủy đặt phòng

o Tạo phòng dành riêng

o Quản lý check in theo nhóm, theo khách riêng lẻ

o Quản lý trả phòng

o Xem nhanh thống kê phòng trong ngày: Số khách đến, khách đi, số phòng còn trống, phòng đặt, phòng khóa, số phòng đang có khách, phòng quá giờ check in, check out... 
..........

- Quản lý thu ngân: Cung cấp chức năng thanh toán, hoá đơn chi tiết cho khách hàng với nhiều đơn vị tiền tệ, cho phép chuyển đổi các đơn vị tiền tệ một cách tự động. Khả năng quản lý tài chính chặt chẽ có độ an toàn bảo mật cao. Thanh toán công nợ, tính toán số tiền khi khách check out một cách tự động và chính xác.

o Tạo hóa đơn thanh toán(Tổng hợp toàn bộ dịch vụ khách sử dụng của nhiều phân hệ, tiền buồng phòng, chi tiết các khoản đã trả, khoản còn nợ)

o Lịch sử thanh toán

o Danh sách khách nợ tiền

o Quản lý nợ phải thu

o Quản lý nợ phải trả

- Quản lý buồng phòng: Quản lý tài sản buồng phòng, trạng thái buồng phòng. Liên hệ chặt chẽ với bộ phận lễ tân khi có thao tác làm thay đổi trạng thái buồng phòng như dọn phòng, khoá phòng, phòng dành riêng, phòng bẩn, phòng đang trong giai đoạn sửa chữa,...Các thao tác chuyển đổi trạng thái phòng một cách đơn giản, trực quan. Thống kê buồng phòng danh sách thống kê thể hiện chi tiết số lượng phòng tương ứng với trạng thái buồng phòng, số lượng khách đến, khách đi, khách đặt chỗ

o Tìm kiếm nâng cao

o Quản lý trạng thái phòng

o Quản lý tài sản buồng phòng

o Thống kê tổng hợp buồng phòng theo ngày

- Quản lý báo cáo: Quản lý hệ thống báo cáo về tình trạng buồng phòng, thông tin khách hàng, khách đi theo đoàn, khách đơn lẻ, báo cáo tài chính doanh thu theo khách hàng, theo vùng, theo tháng, theo năm, công suất buồng phòng, hu? đặt phòng, báo cáo tình hình sử dụng dịch vụ lễ tân, dịch vụ ngoài…Ngoài ra SmartHotel Pro 6 còn cung cấp cơ chế người dùng tự tạo ra báo cáo theo các tiêu chí người dùng tự định nghĩa.

o Báo cáo tài chính, doanh thu

o Báo cáo buồng phòng

o Lịch sử khách, nhóm đặt phòng, hủy phòng...

o Báo cáo hồ sơ khách

o Báo cáo về dịch vụ

o Báo cáo thu ngân

- Quản lý tổng đài: Quản lý cuộc gọi, thay đổi bảng cước khi có nhu cầu, tính giá tiền cuộc gọi tự động, thanh toán hoá đơn điện thoại khi check out, thống kê, tìm kiếm linh hoạt theo nhiều tiêu chí…

o Quản lý các cuộc gọi đến, đi

o Quản lý các cuộc gọi nội bộ

o Thiết đặt đơn giá điện thoại theo giá bưu điện + phần trăm dịch vụ + VAT.

o In hóa đơn chi tiết, tổng hợp sử dụng dịch vụ điện thoại cho từng phòng, nhiều phòng.

- Quản lý dịch vụ: Quản lý các gói dịch vụ như giặt là, nhà hàng, quầy bar, dịch vụ giải trí Message, karaoke, bể bơi, tennis....

o Quản lý dịch vụ sử dụng theo khách đơn lẻ, khách dùng dịch vụ do nhóm thanh toán

o Quản lý dịch vụ sử dụng theo nhóm

o Thanh toán hóa đơn trước hoặc thanh toán khi check out

o Tích hợp các dịch vụ sử dụng tại phân hệ quản lý nhà hàng, quản lý tổng đài

- Quản lý nhà hàng:

o Quản lý thực đơn, đơn giá, các dịch vụ, các phương thức giảm giá, khuyến mãi.

o Quản lý món ăn, tạo thực đơn cho món, phân loại thực đơn

o Ghép bàn, chuyển bàn, thanh toán chung phiếu

o Lập và in hóa đơn cho khách hàng tại quầy thu tiền (có thể thanh toán ngay hoặc ghi nợ về phòng)

o Hỗ trợ các công cụ nhập liệu nhanh, thời gian thực cùng một lúc nhiểu bàn.

o Quản lý các phương thức thanh toán: Tiền mặt, Credit Card, Công nợ.

o Thống kê báo cáo các yêu cầu định trước: doanh số, tình hình bán hàng....

              - Thiết đặt hệ thống:

o Quản lý cấu hình hệ thống.

o Phân quyền sử dụng cho người dùng đến từng thao tác trong chương trình, đến hệ thống báo cáo, chức năng hệ thống.

o Quản lý thông tin, thiết đặt giá buồng phòng, tài sản buồng phòng.

o Quản lý danh mục.

o Thông số hệ thống những ngày đặc biệt như ngày lễ, ngày tết, noen, …

o Thiết đặt chế độ giảm giá, thiết đặt hệ thống thuế, các mẫu báo cáo…

IV.         CHỨC NĂNG BÁO CÁO

a.       Báo cáo doanh thu tiền thuê phòng theo ca trực

b.      Báo cáo doanh thu tiền thuê phòng theo ngày

c.       Báo cáo doanh thu tiền thuê phòng theo kỳ (từ ngày, đến ngày)

d.      Báo cáo doanh thu dịch vụ

e.       Báo cáo danh sách phòng đang có khách / trống