Hướng dẫn sử dụng email

(18/04/2013)

Tài Liệu

Hướng Dẫn Sử Dụng Email

I.         Lưu vết thay đổi

II.         Tạo mail:

1-            Đăng nhập: truy cập link quản trị email với tài khoản email quản trị

·         URL: https://tenmiencuaban:8443  (ví dụ: https://abc.com:8443 )

·         Login: tenmiencuaban (Ví dụ: abc.com.vn)

·         Password:  (Được cung cấp khi mua hosting)

·         Xin vui lòng thay đổi mật khẩu ngay lần truy cập đầu tiên

Sau khi đăng nhập thành công, Quý khách chọn Mail Accounts -> Create Mail Account

III.      Sử dụng Email online (trình duyệt IE (Internet Explorer)  hoặc Mozilla Firefox)

Trên thanh địa chỉ của trình duyệt đánh chữ: http://tenmiencuaban:3000 nhấn Enter.

Sau khi nhấn Enter cửa sổ Login sẽ hiện ra:

-          Email Address: bạn đánh tên mail vào: (ví dụ: info)

-          Password: xin vui lòng đánh password vào.

-          Xin vui lòng thay đổi mật khẩu ngay lần truy cập đầu tiên:

Click vào Nút Options gần ở cuối, nhìn sang bên phải của trình duyệt. Bạn đánh mật khẩu mới vào ô Password và đánh xác nhận lại mật khẩu mới vào ô Confim Password. Sau khi đánh password mới xong, nhấn vào nút Save ở trên cùng (biểu tượng hình cái đĩa mềm màu xanh dương). Khi click xong, quá trình thay đổi mật khẩu mới thành công.

*Chú ý: hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

IV.        Hướng dẫn sử dụng Email bằng Outlook.

           Thông tin chung:

Chúng tôi khuyên bạn nên dùng mail của www.tenmiencuaban vì có rất nhiều tiện lợi. Nếu quý công ty bạn có rất nhiều tài liệu bí mật liên lạc qua mail thì tốt nhất nên dùng mail

www.tenmiencuaban và dùng chương trình Outlook Express để check mail. Vì mail www.tenmiencuaban có hỗ trợ POP3 và SMTP, khi  dùng Outlook Express để check mail, thì toàn bộ tài liệu được gửi đến và thông tin gửi đi đều được lưu ở máy của bạn, chứ thông tin Email không còn lưu trên server nữa ( nên bạn không sợ bị lộ tài liệu hoặc bị thất lạc mail).

1.    Cài đặt email POP3 trên Microsoft Outlook 2002/2003

Microsoft Outlook 2002/2003 là chương trình mail POP3 kèm trong bộ Microsoft Office XP/2003. Microsoft Outlook mạnh hơn Outlook Express do có các tính năng như: lọc email spam, quản lý lịch làm việc (calendar, task), ...

a. Mở chương trình Microsoft Outlook 2002/2003

b. Click menu Tools và chọn E-mail Accounts

c. Chọn Add a new e-mail account và click Next

d. Chọn POP3 và click Next

e. Điền vào các thông tin như sau:

User Information:

• Your name: tên của bạn
• E-mail address: địa chỉ email của bạn. Ví dụ: account-mail@domain.com

Server Information (thông tin này được cung cấp trong bảng thông tin tài khoản email):

• Imcoming mail server (POP3): mail.domain.com
• Outgoing mail server (SMTP): mail.domain.com

Logon Information

• User name: là địa chỉ email của bạn (account-mail@domain.com)
• Password: password của email account

Thông tin sau khi nhập tương tự như sau:

f. sau đó click nút More Settings và chọn tab Outgoing Server. Check vào My outgoing server (SMTP) requires authentication, chọn Use name settings as my incoming mail server.

g. Click nút OK. Click nút Next và sau đó là Finish.

 2.    Cài đặt email POP3 trên Microsoft Outlook 2007

Với Microsoft Outlook 2007, chức năng lọc mail spam được cải tiến khá hiệu quả. Mời bạn tham khảo các bước cài đặt.

a. Mở chương trình Microsoft Outlook 2007

b. Click menu Tools và chọn Account Settings ...

c. Chương trình mở ra bản settings như sau, click chọn New (đánh dấu)

d. Chọn Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP và click Next

e. Click chọn Manually configure server settings or additional server types và click Next

f. Chọn Internet E-mail và click Next

g. Điền vào các thông tin như sau:

User Information:

• Your name: tên của bạn
• E-mail address: địa chỉ email của bạn. Ví dụ: account-mail@domain.com

Server Information (thông tin này được cung cấp trong bảng thông tin tài khoản email):

• Imcoming mail server (POP3): mail.domain.com
• Outgoing mail server (SMTP): mail.domain.com

Logon Information

• User name: là địa chỉ email của bạn (account-mail@domain.com)
• Password: password của email account

Thông tin sau khi nhập tương tự như sau:

h. Sau đó click nút More Settings và chọn tab Outgoing Server. Check vào My outgoing server (SMTP) requires authentication, chọn Use name settings as my incoming mail server.

i. Click nút OK. Click nút Next và sau đó là Finish.

3. Cài đặt email POP3 trên Outlook 2010

Bước 1: chạy phần mềm MS Outlook 2010 từ máy tính. Nếu đây là lần đầu tiên bạn chạy phần mềm này, màn hình sau đây sẽ xuất hiện.

Nhấn nút Next để chuyển sang bước 2.

Bước 2: chọn Yes và nhấn Next

 Bước 3: Trong bài viết này, GSS hướng dẫn bạn cài mail bằng cách tự cấu hình các thông số, nên ở bước này, bạn chọn option Manually configure server settings or additional server types. Sau đó nhần nút Next

Bước 4: giữ mặc định option: Internet Email và nhấn nút Next

Bước 5: Đây là bước quan trọng nhất trong việc cài đặt mail. Để có được các thông tin điền vào mục này, bạn cần yêu cầu đơn vị cung cấp email chuyển cho bạn các thông tin cấu hình bao gồm:

• Địa chỉ mail: ví dụ của gss.com.vn là demo@gss.com.vn
• Mật khẩu (password)
• Incomming mail server:  mail.gss.com.vn
• Outgoing mail server (SMTP): mail.gss.com.vn

Bạn nhập thông tin như sau

Bước 6: Sau khi điền các thông tin này, bạn nhấn váo nút More Setting,  chọn tab Outgoing Server và đánh dấu chọn vào ô My outgoing server (SMTP) requires authentication nếu server đơn vị cung cấp email của bạn yêu cầu.

Với cấu hình mặt định với outlook, khi email được tải về máy thì email này cũng được xóa đi tại hộp mail của bạn trên server, nếu muốn giữ lại 1 bản trên server, bạn có thể chọn tab Advanced và đánh dấu vào ô Leave a copy of messages on the server. Bạn có thể yêu cầu giữ lại bao nhiêu ngày hoặc giữ lại vĩnh viễn tùy ý. Lưu ý: giữ mail trên server có thể làm hộp mail của bạn bị đầy (dung lượng hộp mail thường bị giới hạn bởi nhà cung cấp) và không thể nhận được mail, do vậy bạn cần quản lý tốt tránh trường hợp đầy mail và gay ra lỗi.

Sau khi cấu hình các bước nay, bạn nhấn Next và Finish để hoàn thành việc cài đặt. Từ bay giờ bạn có thể dùng MS Outlook để gởi nhận mail.

4. Cài đặt email POP3 trên Outlook Express

Sử dụng email POP3 có tiện ích là bạn không phải truy cập trang web mỗi lần cần check mail mà chỉ cần cài đặt 1 lần là có thể kiểm tra email khi nào muốn. Quy trình cài đặt như sau:

a. Mở chương trình OE/Outlook.

b. Vào menu Tools và chọn Accounts.

c. Click nút Add và chọn Mail.

d. Nhập tên của bạn vào Display name và click nút Next.

e. Nhập địa chỉ POP3 server vào ô Incoming mail (POP3, IMAP or HTTP) server và địa chỉ SMTP server vào ô Outgoing mail (SMTP) server (thông tin được cung cấp bởi đơn vị cung cấp dịch vụ. Sau đó click nút Next.

f. Nhập vào địa chỉ email và password tương ứng vào ô Account name và password. Lưu ý: phải nhập đầy đủ cả địa chỉ email dạng abc@company.com. Sau đó click nút Next.

g. Sau đó click nút Finish.

h. Sau đó click chọn Account bạn mới thêm vào click nút Properties.

i. Click chọn tab Server và check vào ô My server requires authentication và click nút OK.

j. Hoàn tất cài đặt.

Nếu có vấn đề cần trao đổi thêm về bảng hướng dẫn này, xin vui lòng gửi thông tin liên hệ: support@gss.com.vn   để được hướng dẫn thêm.

Chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào.

Nguồn:GSS